人事は「社内に向けたコミュニケーション職」

人事担当者に求められるものは何でしょうか。新たに人事部門に配属された方々から、よくそのような質問をいただきます。人事の業務ではさまざまなスキルが必要になりますが、なかでも重要なのは、コミュニケーション能力です。

私は、人事はコミュニケーション職だと考えます。営業にとって大切なのが「社外に向けたコミュニーション」だとすれば、人事は「社内に向けたコミュニケーション」です。

採用活動や人事異動、人事評価など、社内外の人々と多く接する業務ではもちろんですが、あなたがもし「勤怠管理・給与計算担当」だったとしても、社内の人とコミュニケーションをしなくてよいわけではまったくありません。私は、社員の変化に最初に気づくのは、給与担当者だと考えています。

勤怠の変化、転居の事実、扶養家族の変更など、それらは仕事に影響のある変化かもしれません。育児短時間勤務のはずの社員が遅くまで社内に残っているかもしれません。その異常に気づけるのも給与担当者です。

前回の記事＜社員の離職は「早期キャッチアップ」で防止する＞でもお伝えしましたが、社員の小さな変化や何らかの異常は、会社にとって大きなリスクとなるメンタルヘルスやハラスメントなどの労務問題、またそれらに起因する離職や休職につながることも少なくありません。社内の異変にいち早く気づくことができる給与担当者の役割は、実はとても大きいのです。

「発信力」と「受信力」、どちらも必要

もちろん人事だからといって、必要以上にプライベートに深く入り込む必要はありません。しかし、その社員は誰かに話を聞いてほしがっているかもしれません。人事担当者は社員の変化を察知できるよう、アンテナをいつも立てておかなければなりません。時には本人と面談して善後策を考える必要があるかもしれないのです。

私が人事担当者だったときには、このような個々の社員の問題にとても多く遭遇しました。そして、多くの場合、「早く動くこと」が問題を大きくしないために重要であることを学びました。

人事担当者には、経営陣、上司、他部門の状況などを把握し、考えを聞いていく「受信力」と、状況や事実、そして自分の考えをわかりやすく伝える「発信力」の双方が必要です。定性的なことが多い人事という領域ですから、客観的事実と仮説、そして意見をしっかり切り分ける必要もあります。

一言で「コミュニケーション力」といっても、人事担当者には新入社員教育で学ぶようなレベルとは違う相当高度なコミュニュケーション力が必要なのです。ひとつ間違えば、小さな誤解が生まれ、それが大きな問題に発展することもあります。

採用面接の場面では応募者、人事面談などの場面では経営・ラインの管理職・社員それぞれに対して信頼感のあるコミュニケーションをしなければ信用は失墜してしまいます。そして、人事マネージャーになると、よりレベルの高いコミュニケーション力が求められます。

人事マネージャーに求められる「３つのコミュニケーション力」

人事マネージャーは、担当者よりも強い「発信力」が必要です。上司の部長に対してはもちろん、経営層や現場の管理職に対する発信も望まれます。どんな相手に対しても伝えたいことを効果的に伝え、理解と共感を得られるプレゼンテーションのスキルも磨いていく必要があります。

例えば、社長に何か伝えようとしても相手は多忙です。「１分」とか「エレベーターの中だけ」などと言われてしまうことも珍しくありません。簡潔かつ的確に物事を伝えるコミュニュケーション力が必要になります。

また、積極的で能動的な「受信力」も求められます。人事は、話をしたくない人からも、話をしない人からも、話を聞かなければいけない仕事です。受動的な態度では、そういう人たちから話を聞きだすことはできません。

相手の口が重いときには、「はい」「いいえ」で答えられる簡単な質問から始め、話の大事なところではその都度、相手の考えや想いを引き出す質問をする。相手の言いたいことを正しく理解するために話のポイントごとに要約する。さらに、自分の価値観を混ぜずに言い換えて、徐々に質問の幅を広げていきます。

交渉の場面では、相手から同意を取りつける「説得力」も必要になります。相手のメリットも伝え、合意が形成できるポイントを提示し、自分がやろうと思っていることを相手に納得してもらうことが重要です。

説得力は、発信力と受信力の両方がなければ生まれません。論理や客観性だけで押し通すのではなく、相手から感情的な否定をされないように理解を示しましょう。そして、相手の話をよく聞き、想いや立場を理解したうえで自分の考えを伝え、自分が意図した方向へと導いていくのです。

人事担当者は、職務や立場によって、さまざまなコミュニケーション力が必要になってきます。それぞれのスキルを磨き、高めていきましょう。