チームで仕事をする際、意識しなければならないことの一つが「情報共有」です。
情報の共有というと「報告・連絡・相談」が一般的です。通常であれば自分が抱えている案件などに対してだけで済みますが、人事担当者なら報告・連絡・相談をする事項に「自分がつかんだ社内情報」も加えなければなりません。相談を受けた、あるいは少し様子のおかしい社員を見かけた。こんな時、あなたはどう対処していますか？自分の中だけで処理をせず、きちんとチームに報告できていないのであれば、人事担当者としては不合格だと言わざるをえません。

本人に「言わないで」と言われても、人事部内での共有は絶対にするべき理由

例えば、人事担当者のあなたが、ある社員から「実は最近こんな悩みがあって……」という相談を受けたとします。聞いた限りでは大きな問題に発展しそうな気配もなく、時間が経てば解決するものです。そんなとき、あなたはこの情報をどう扱うでしょうか？

人事の担当者であれば悩むところだと思います。中には、報告せずに自分の中に留める選択をする方もいるのではないでしょうか。ましてや相談者本人から「話せただけで満足だから、人事部長には話さなくても大丈夫」などと言われたら、多くの方が報告をしないはずです。

しかし、このように自分で情報を止めてしまうのは、実はとても危険なことだと言えます。なぜなら、その情報が本当に些細で放置していても問題のないことなのか、あるいはきちんと会社として手を打たなければならない問題なのか。判断するのはあなたではなくチームの上司だからです。

その話が後々大きくなる可能性があるのか、あるとすればどこまで大きくなるのか。この判断は非常にシビアであり、とくに人事を担当してまだ日が浅い人には難しいでしょう。ですから、自分が聞いて、あるいは見て仕入れた情報は、どんなに些細だと思っても、あるいはどんなに本人に口止めされても、必ず全てチームに報告しなければならないのです。

ただし、本人に「言わないで」とお願いされている場合には、きちんと筋を通す必要があります。上司に「本人からは言わないでくれと言われている話なのですが……」とあらかじめ断ってから情報の共有を行い、その結果上司が特別な対策は必要ないと判断すれば、そのまま経過観察で構いません。しかし何らかの対策が必要だと判断された場合には、「やっぱり考えたんだけど、上司に言った方が良いと思うから報告させてくれないかな？」と本人に了承をとるようにしてください。実質的には事後承諾になってしまいますが、このプロセスを怠っていきなりアクションが取られると、「言わないでって言ったのに勝手に報告された！」ということになりかねません。

人事担当をしているととにかくいろいろな情報が入ってきます。ただ、その情報を取捨選択するのはあなたではなくあなたの上司です。得たものはしっかりと漏らさず共有する。このことを忘れないようにしてください。

得た情報は、絶対に人事部外に漏らしてはいけない

情報はどんなものでも必ず共有しなければいけません。ただし、これはもちろん人事部内での話です。あなたが得た情報や、他の人事担当者から共有された情報を人事部外に持ち出すことは絶対に避けなければなりません。

「そんなことするわけないじゃないか」。皆さんそう思うと思います。ただ、たとえば飲み会の席でいい感じにお酒が入ったら、絶対に漏らさないという保証ができるでしょうか。ついつい口をついてしまう可能性は否定できません。

もちろん、だからと言って飲み会に行くなというわけではありません。というより、社員とのコミュニケーションを深め情報を取集する場として飲み会はもってこいですので、むしろ積極的に参加するべきです。ただ、飲み会で情報を引き出すためには、「この人になら何を話しても大丈夫」と思ってもらえる信頼感が欠かせません。そのためには人事部として知りえた情報はしっかりと隠しておく必要があります。飲み会を楽しくて役に立つものにするためにも、「情報を外に漏らさない」ということは、日ごろから意識しておくようにしてください。